Как сохранить бизнес: оптимизация затрат, работа с должниками и персоналом

Альфа Эксперт
10 Мая 2022
Поделиться с коллегами

О том, какие важнейшие шаги должны предпринять в 2022 г владельцы бизнеса для его сохранения и как проводить оптимизацию затрат и работать с должниками, рассказала в корпоративном видеоблоге директор «1С-Битрикс» Полина Ганкович.


Полина Ганкович, фото: ratingbynet.by


Бизнес в 2022 г сталкивается с новыми вызовами, которые требуют от его руководителей новых реакций. Наиболее актуальными вызовами, требующими немедленной реакции, являются:

- проблемы с платежами по экспортно-импортным операциям;

- блокировка счетов;

- разрыв логистических цепочек;

- рост дебиторской и кредиторской задолженности;

- рост цен на сырье и оборудование;

- падение спроса на продукцию;

- снижение доступности кредитов.

Чек-лист для принятия оперативных решений

Кризис - это время, когда решения нужно принимать буквально в ежедневном режиме. Какой для этого есть чек-лист?

Первое, что сейчас является очень важным практически для любой компании, это анализ внешнего инфополя. Необходимость контролировать и собирать всю информацию, которая влияет на бизнес с внешней стороны - это информация от рынка, финансовых структур, контрагентов, конкурентов и т.д. Делать это можно как вручную, так и с помощью множества платных и бесплатных сервисов, например, YouScan.

Когда понятно, что происходит вовне, важно соотнести эти события с внутренней системой компании: как развиваются основные, поддерживающие и управленческие бизнес-процессы, какой из них находится в максимальной зоне риска, на чем нужно сфокусировать внимание, чтобы не подвергнуть компанию негативному развитию событий. Вероятнее всего, в краткосрочном периоде компании следует выбрать в качестве фокуса тот процесс, который наиболее уязвим.

Когда компания определилась, на что следует направлять усилия, важно найти на решение этой задачи адекватные ресурсы - людей, компетенции, деньги и время. Мы определяем, какие ресурсы нужны, и хорошо, если на текущий момент компания может справиться внутренними ресурсами. Это сохранит ей дополнительные финансы и минимизирует расходы в текущих условиях.

После поиска ресурсов необходимо сформулировать задачи, создать необходимые чек-листы, распределить роли, не забывая делегировать полномочия.

Необходимо поговорить с командой, фиксировать конкретные метрики, за которыми необходимо следить, и точки контроля: временные рамки, конкретные показатели и ответственных лиц.

В каких точках можно сократить расходы компании

Всегда одним из важнейших вопросов остается минимизация расходов, а именно снижение расходов на операции и направления, которые являются не приоритетными на данное время. Первое, что всегда лежит на поверхности - провести переговоры с контрагентами, например, с арендодателем - на какой период возможно ввести отсрочку платежа, изменение арендной ставки и т.п. Некоторые бизнесы могут позволить отпустить команду на удаленку и тем самым высвободить определенное количество арендных площадей и оставить офис для обсуждения отдельных вопросов.

Следующий важный момент - изменение системы выплат, бонусов и KPI. Сложно сократить фиксированный оклад с точки зрения законодательства. В этом плане легче договориться с сотрудниками о том, что что компания и ее сотрудники сейчас предпримут определенные действия, которые принесут результат, и только после этого сотрудникам компания сможет выплатить за него бонус.

Мы можем управлять определенными показателями в зависимости от бизнес-модели, от того, на что влияют сотрудники. Например, отдел продаж влияет на конверсию из лидов в сделку. Более того, он может легко влиять на изменение среднего чека по сделке, и контролируя каждый из этих показателей, получая отчеты и аналитику, можно принимать решения, основанные на фактах и аргументах.

Сокращение затрат на маркетинг

Кажется, что, отключив этот инструмент, мы в краткосрочном периоде ничего не потеряем. Здесь очень важно понимать, какая ситуация сложилась в вашем сегменте рынка. В то время, когда одни компании закрываются, уходят или отключают рекламу о себе, вы можете получить новых клиентов. Определяемся относительно того, что может максимально эффективно отработать сейчас для компании. Отключить все каналы коммуникации - не проблема, но быть на слуху у своей целевой аудитории все-таки важно.

Здесь снова без аналитики не обойтись. Помимо анализа рекламных аккаунтов, важно сопоставлять данные с результатами работы отделов продаж. Таким образом маркетинговую воронку можно плавно переводить в воронку продаж и получать системную аналитику.

Как взыскать дебиторку по схеме воронки продаж

Для того чтобы понять, откуда взять деньги, как минимум, необходимо проанализировать, что компания продала и за что не получила деньги, то есть дебиторскую задолженность. В период кризиса важно сделать акцент на работе данного направления, так как кто-то из клиентов может стать банкротом или уйти с рынка.

План такой: оформите процессы работы с вашими дебиторами в отдельную воронку вашей CRM-системы: на старте есть должник со 100% суммой долга, на финише - деньги, полученные на расчетный счет. Сколько этапов будет между стартом и финишем, не так важно, их всех можно автоматизировать.

Хорошо, если можно выделить отдельного сотрудника, который займется этим вопросом. Это не обязательно может быть юрист, вы можете выделить отдельного специалиста по продажам, у которого высвободилось время из-за отсутствия спроса на рынке.

В этом процессе будут определенные этапы, и на каждом из них есть действие со стороны компании:

- звонок;

- напоминание;

- контроль;

- повторные напоминания;

- если необходимо – личная встреча с дебитором.

Если никак не получается пройти процесс благодаря коммуникациям, можно подключать юристов и другие способы возврата средства. Здесь также много вариантов и все они зависят от компании.

Пока компания собирает старую дебиторку, важно не допускать образования новой. Но эти два процесса взаимосвязаны: когда у компании есть история работы с определенным контрагентом, ни один менеджер не пропустит такого развития событий, особенно если оно есть в CRM-системе. Тогда текущему должнику компания не отгрузит товары без предоплаты или вообще не отгружает ни на каких условиях. Таким образом, весь процесс находится под контролем компании. Руководитель назначает на его реализацию одного ответственного сотрудника. Некоторые компании давно используют эти механики в работе с дебиторской задолженностью.

Где найти быстрые деньги

В какой-то период времени приоритетом может стать быстрая оборотка – это деньги, которые компания может получить здесь и сейчас. В ее качестве могут выступать неликвид, товары, которые есть на складе, товары с самой большой маржинальностью, размером которой можно пожертвовать. В кризис нормально продавать товары ниже себестоимости - это может принести быстрые деньги. Также можно проанализировать имеющиеся в наличии активы, что можно продать, если компания это совершенно не использует. Сегодня продавать сложно, но можно, если сделать на это выгодное предложение.


Альфа Эксперт
Как управлять увольнениями
Альфа Эксперт
Расчет наличной иностранной валютой: что необходимо знать и помнить
Альфа Эксперт
Почему компаниям важно отвечать на положительные отзывы и как это делать