Какие инструменты можно использовать для управления работой сотрудников компании на удаленке

Альфа Эксперт
08 Февраля 2021
Поделиться с коллегами

О том, какие инструменты можно использовать для управления работой сотрудников компании при их переводе на уделенную систему работы, рассказала бизнес-тренер, преподаватель Бизнес-школы ИПМ Татьяна Чуяшова в ходе серии онлайн-семинаров ИПМ.


Татьяна Чуяшова, фото: сайт ИПМ

Еще в 2016 г исследователи предполагали, что к 2022 г около 1,87 миллиарда сотрудников (40% трудоспособного населения мира) будут работать удаленно (из отчета Strategy Analytics, 2016 г). Но из-за ситуации с коронавирусом многие компании уже сейчас перешли на дистанционную работу По данным исследований 2020 г, более 30% компаний из России и Беларуси перешли на удаленный формат работы полностью или почти полным составом, и столько же компаний имеют штатных сотрудников или фрилансеров на удаленке.


Рис.: больше половины сотрудников компаний рассматривают возможность дистанционной работы, rabota.by

«Согласно опросу rabota.by, больше половины сотрудников хотели бы работать удаленно, оставаясь штатными сотрудниками. Это позволяет руководителям компаний не сомневаться в правильности решения о таком виде работы. 37% компаний полностью перешли на удаленку, еще 34% - перевели часть сотрудников», - обращает внимание эксперт.  

Работодатели указывают, что 42% специалистов уже работают удаленно, оставаясь в штате.

Минусы дистанционной работы для работодателей:

- нехватка очного общения между удаленными специалистами,

- риск некачественного выполнения поставленных задач и сокращение производительности труда, - отсутствие контроля над удаленным работником.

Плюсы дистанционной работы для работодателей:

- отсутствие необходимости аренды большого офиса,

- возможность поиска сотрудников из разных регионов,

- экономия средств компании.


Рис.: плюсы для работодателей в удаленной работе сотрудников, rabota.by

Ошибки управления удаленной командой

Поскольку работа с коллективом, который находится на дистанции, не знакома большинству руководителей, они зачастую используют в такой коммуникации привычные методы работы, а это ухудшает ее результаты. Рассмотрим типичные ошибки такой работы. 

1. Запросы удаленной команды обрабатываются очень медленно. Перевод сотрудников в онлайн - сложный процесс, и долгая обработка запросов ведет еще к большему снижению производительности труда сотрудников по сравнению с рабочей атмосферой в офисе.

2. У удаленной команды нет четко поставленных целей. В условиях кризиса и перехода онлайн у компании могли поменяться цели и приоритеты. Важно, чтобы каждый член команды понимал свою роль в работе всего большого механизма и влияния его работы на общие цели компании и бизнеса. 

3. Нет заботы о членах удаленной команды. В офисе их обеспечивали столом, стулом, компьютером, бумагой и т.д., а также зачастую корпоративными обедами, трансфером на работу. При работе дома об этом забывают, но есть интересные кейсы, когда, например, компания привезла своим сотрудникам на дом удобные офисные стулья. Необходим интернет, программное обеспечение - эти мелочи руководитель должен предусмотреть для эффективной работы сотрудников дома.

4. Требование ко всем сотрудникам «сторожить компьютер», когда руководитель обязывает сотрудников в любое время быть на связи.

Эффективность работы на расстоянии

Эффективность работы на расстоянии зависит, в первую очередь, от того, насколько руководитель компании понимает задачи, которые он будет ставить своим подчиненным.

Задачи для руководителя:

  • Научите людей работать на расстоянии, руководителей подразделений – в первую очередь и в обязательном порядке.
  • Поставьте актуальные командные и индивидуальные цели и обозначьте их важность для бизнеса.
  • Скорректируйте систему внутренних коммуникаций. Непонимание, как и к кому обратиться в компании для решения вопроса, демотивирует людей и приводит к тому, что задачи руководства исполняются намного дольше.
  • Давайте сотрудникам более быструю обратную связь. Это не офис, где сотрудник может что-то спросить у коллеги или руководителя. Важно, чтобы люди не оставались один на один с собой. 
  • Максимальная прозрачность и открытость с сотрудниками. Насколько руководитель будет прозрачен и открыт с сотрудниками, настолько более эффективной будет работа сотрудников.

Эффективность работы на расстоянии со стороны сотрудника - обратная сторона медали, это то, на что руководитель может повлиять для организации эффективной работы.

Задачи для сотрудника:

  • Подтвердите понимание актуальности поставленных ранее целей и их приоритетность для бизнеса. Цели у компании при переходе на удаленку могли поменяться, поэтому важно, чтобы сотрудник подтвердил их понимание.
  • Примите новые правила отчетности. Возможно, отчетов станет больше, но без этого сложно двигаться вперед.
  • Обязательно сообщайте руководителю о сложностях, с которыми столкнулись. Лучше самим инициировать этот разговор, он поможет быстрее разобраться и влиться в актуальные процессы компании.
  • Запрашивайте обратную связь, если ее нет. 
  • Самоорганизация и дисциплина. Это касается всех участников процесса. 

«Важно доносить общие цели до всех сотрудников компании. Прозрачные цели компании существенно повышают уровень лояльности и вовлеченности – всегда, а особенно во время занятости онлайн. У «отчужденных» сотрудников текучесть выше на 50%. В большинстве компаний не до конца устроены процессы подбора и адаптации персонала, системы кураторства и ввода в должность. Все это влечет материальные и временные затраты. Если сотрудники не вовлечены - компания теряет и время, и деньги», - указывает Татьяна Чуяшова. 

Коммуникация команды в условиях кризиса и удаленной работы

В офлайн командах часто коммуникация нарушена. Это не говорит о том, что компания или руководство плохие. Речь идет о том, что этот момент в построении бизнес-процессов остается без внимания. В сегодняшних условиях такую коммуникацию можно скорректировать и сделать более эффективной. 

Шаги для построения удаленной коммуникации: 

1. Запустите регулярные встречи с первым лицом, акционерами (если это возможно). Цель этих встреч - понимать, что сейчас на самом деле происходит с компанией и какое сообщение должно транслироваться «в народ». 

2. Запустите регулярные встречи с топ-командой и другими руководителями. Цель: понимать отношения каждого лица, принимающего решение, к происходящему и то, какие мысли могут транслироваться в команду, сформулировать единое видение, распределить роли. Важно действовать сообща, особенно в условиях, когда компания имеет разветвленную сеть филиалов. 

3. Создайте/скорректируйте свой коммуникационный план, чтобы коммуникация не была поверхностной или обрывочной. В плане необходимо описать, какой будет коммуникация - на общем собрании, через рассылку, в рабочем чате. 

4. Обеспечьте максимальную прозрачность: своевременное информирование и честность. Это важно для сотрудников. Неинформирование выливается в слухи либо во внутренний саботаж или демотивацию работников.

Правила коммуникации для удаленной команды

Эксперт обращает внимание на важность поддержания внутренних коммуникаций и «корпоративного духа» в компании. Для этого разработайте новые правила взаимодействия и донесите их до людей. Необходимо фиксировать итоги каждой встречи в общем документе. Когда команда вся разрозненна, бывает, что люди скачут от одного совещания к другому, они могут не вспомнить подробности. Поэтому необходимо фиксировать такие итоги в документе в общем доступе.

Правила коммуникации для поддержания команды: 

1. Отвечайте на сообщение в чате в течение 10 минут, на электронное письмо в течение дня. Сообщайте, как изменится календарь мероприятий, если вы его анонсировали, как теперь уходить в отпуск и т.п. 

2. Сохраните все регулярные рубрики. Если в офисном режиме работы были активности с участием сотрудников: публикации, дайджесты, конкурсы, интервью, обзоры, они должны быть продолжены онлайн. Люди должны чувствовать корпоративную причастность к команде, особенно, если они активно участвовали в такой активности. 

3. Создайте специальные каналы поддержки: чат или горячую линию. Это поможет получить срочный ответ на проблемную ситуацию для сотрудника, а для руководителя - держать руку на пульсе и понимать, чем дышат сотрудники и что необходимо делать в первую очередь. 

4. Поддерживайте корпоративный дух, поддерживайте и создавайте традиции и ритуалы. Адаптируйте все, что можно, под онлайн формат: воркшопы, семинары, ивенты и пр. 

5. Проводите опросы, импульсные опросы (простые, 2-5 мин в неделю). Они помогут понимать, хватает ли людям коммуникации, понятна ли система постановки задач, система ответственности, что можно улучшить и т.п. 

Инструменты для удаленной работы 

Поскольку коллектив находится на удаленной работе, для его работы и управления им необходимы новые, цифровые инструменты. Руководитель должен сам скачать, попробовать, выбрать, какой инструмент ему подходит исходя из задач его бизнеса. Эксперт предложила подборку инструментов для перехода на удаленную работу:

1. Выберите систему управления удаленной командой (создайте свой «виртуальный офис»). 

Asana – удобный инструмент для планирования и работы с проектами, который используют компании Uber, AirBnB и Pinterest. Здесь можно общаться с участником удаленной команды, размещать задачи проекта и наблюдать за продуктивностью сотрудников. 

Trello – красочная и интуитивно понятная платформа, на которой можно создавать доски проектов, назначать определенного участника ответственным за какую-то задачу. 

YouGile – еще одна простая и удобная система управления проектами и общения в команде. Можно подписаться на любую задачу, обсуждать ее, получать уведомления. 

Microsoft Teams – корпоративная платформа для создания рабочего пространства. Здесь есть все необходимые инструменты для командной работы (чат, обмен файлами, видео- и аудио-общение, заметки). 

Jira – мощная CRM-система, оснащенная разнообразными необходимыми инструментами для бизнеса, интегрируется со множеством облачных приложений.

Битрикс24 – российская платформа для крупных проектов, сочетает в себе возможность управления удаленной командой, взаимодействие с клиентами, аналитику, call-центр, планирование, распределение задач, отчеты. Можно контролировать, сколько времени уходит у сотрудника на решение задачи. 

2. Подберите дополнительные инструменты для взаимодействия сотрудников. 

v Slack – удобный корпоративный мессенджер для общения и передачи файлов. Легко интегрируется с Trello и многими другими приложениями.

v Zoom – платформа для проведения видеоконференций, в которых могут участвовать несколько сотен человек. Интегрируется с DropBox и Microsoft Outlook.

v Google Docs – ресурс для работы с документами, позволяет участникам одновременно вносить правки, оставлять комментарии и общаться.

v Zapier – программа помогает разобрать рутину. Можно интегрировать с Gmail и Trello, чтобы письма автоматически становились новыми задачами.

v Miro – интерактивная доска для идей и размышлений. Можно рисовать, писать, клеить стикеры.

v Canva – это инструмент для командной работы, в нем легко делать социальные медиа-графики, диаграммы, отчеты, презентации, плакаты и многое другое. 

3. Инвестируйте в нужное оборудование и программное обеспечение, высокоскоростной интернет - для более эффективного достижения целей компании.

4. Защитите сотрудников от информационной перегрузки. Выберите для вашей команды одну CRM-систему, один мессенджер, программу для видеозвонков, и этого будет достаточно для небольшого бизнеса. 

Можно создать два чата - один для оперативного решения рабочих моментов, второй - неформальный чат для общения сотрудников - это поддержит коммуникацию и корпоративный дух.  

5. Позаботьтесь о корпоративной безопасности. Когда сотрудники хранят важную информацию на личных компьютерах, лучше провести обучение, как безопасно пользоваться программами, сайтами, какие опасности могут поджидать в интернете с точки зрения корпоративной безопасности


Альфа Эксперт
МАРТ рассказал о новшествах в регулировании интернет-торговли и основных тенденциях рынка
Альфа Эксперт
Как нейромаркетинг помогает продавать в интернете без вложений
Альфа Эксперт
Как правильно организовать доставку товаров в интернет-магазине