Особенности составления и содержания должностных инструкций

Альфа Эксперт
14 Сентября 2020
Поделиться с коллегами

Обязанности работника могут закрепляться в трудовом договоре или в должностной инструкции (ДИ), а для руководителей подразделений – в положении о структурном подразделении.

Наличие ДИ позволяет:

·         официально закрепить права и обязанности работника;

·         оценить соответствие работника занимаемой должности при проведении аттестации;

·         квалифицированно разрешать трудовые споры внутри организации во внесудебном порядке;

·         грамотно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей;

·         осуществлять контроль исполнения должностных обязанностей; 

·         поощрять и привлекать к ответственности в соответствии с требованиями законодательства;

·         планировать и осуществлять обучение персонала с оплатой из себестоимости (например, иностранному языку);

·         закреплять материальную ответственность и требовать возмещения ущерба и убытков.

Инструкция для должности, а не для человека

Должностная инструкция – это краткое изложение основных задач, полномочий и квалификационных требования для данной должности в конкретной организации. Она может существовать как в виде приложения к трудовому договору, так и в виде самостоятельного локального правового акта (ЛПА).

Работник должен быть ознакомлен с ДИ при приеме на работу или при переводе на другую должность.

Государственными нормативными актами форма ДИ не определена, следовательно, форму должностной инструкции и порядок ее разработки утверждает наниматель. Вместе с тем, согласно постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 №1 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих», в ДИ определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.

Кроме того, в ОКУД имеется вариант должностной инструкции, который содержит следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

3. Права;

4. Взаимоотношения (связи по должности);

5. Оценка работы и ответственность. 

Пример бланка должностной инструкции.


Ошибки при составлении должностной инструкции

Очень часто при разработке ДИ в организациях можно увидеть две крайности: либо формальный подход, чтобы документ был для отчетности, либо излишне подробные документы, в которых пытаются предусмотреть все. Наиболее характерные ошибки:

 

Характерные ошибки

Последствия

Способы разрешения

1. Формальный подход. Цитаты из нормативных актов (ЕКСД, Трудовой кодекс и т.д.)

- Инструкция не выполняет свое предназначение.

- Широкое толкование формальных норм практически исключает ответственность за невыполнение конкретных обязанностей сторонами.

Уточнить положения применительно к специфике работы

2. Излишне подробное изложение обязанностей.

- При малейших изменениях в процессе работы, нормативной базе инструкция устаревает.

- Как правило, все подробности учесть невозможно.

- Работник предполагает, что он должен делать только то, что буквально прописано в ДИ.

Во избежание излишней детализации целесообразно ссылаться на государственные нормативные акты и ЛПА, но не цитировать их. Основой должна быть трудовая функция.

3. Несоответствие требованиям нормативных актов (неправильное название должности, несоответствие между должностью и функцией, искажение квалификационных требований и т.п.)

При проверках могут быть предъявлены санкции должностным лицам и организации в целом (в т.ч. в части налогового законодательства).

В случае разбирательства в суде документ может быть признан недействительным.

При разработке руководствоваться ЕКСД, учесть нормы Трудового кодекса, охраны труда, Устава организации.

Как составить должностную инструкцию

Исходя из опыта, предлагаем рассмотреть один из вариантов содержания ДИ, разработанный на основе типовой формы. 

Разделы

Краткое содержание

1. Общие положения

Название должности (по требованиям ЕКСД)

Название структурного подразделения

Кому подчиняется

Кто подчиняется (для руководителя)

Кто исполняет обязанности в период временного отсутствия (при необходимости)

2. Квалификационные требования к должности

1. Квалификационные требования из ЕКСД.

2. Дополнительные требования в данной организации:

- образование;

- стаж/опыт работы по специальности и/или в должности;

- наличие сертификата/свидетельства на право заниматься данным видом деятельности (опционально);

- наличие и уровень умений и навыков и т.п.

3. Функции

Трудовая функция в соответствии с ЕКСД с учетом специфики организации и конкретной должности.

4. Должностные обязанности

1. Общие обязанности, предусмотренные законодательством и ЛПА для всех работников организации, в т.ч.: по охране труда, сохранности имущества, информационной безопасности, документообороту и пр.

2. Функциональные обязанности по данной должности с учетом специфики работы в данной организации.

5. Права

Перечень полномочий, необходимых для выполнения обязанностей.

6. Взаимоотношения (связи по должности)

Условия и порядок взаимодействия между должностными лицами и подразделениями организации, а также с другими компаниями и организациями, органами госуправления.

7. Оценка работы и ответственность.

 

 

Порядок оценки, показатели, которые являются основанием для выплаты мотивационной части зарплаты.

Основания и порядок привлечения к ответственности.


Два формата утверждения ДИ

Утверждение ДИ можно осуществлять в виде одного из двух форматов:

1. Каждая ДИ разрабатывается и утверждается руководителем организации. Его целесообразно применять в организациях с небольшой численностью при отсутствии внутренней структуры.

2. Форма ДИ или шаблон утверждается приказом нанимателя или отдельным ЛПА. Его целесообразно использовать в организациях с внутренней структурой (при наличии в составе организации отделов, управлений и пр.).

В заключение хотелось бы еще раз обратить внимание на основные моменты при разработке ДИ:

1) ДИ должна соответствовать не только формальным требованиям, но и соответствовать работе на КОНКРЕТНОМ предприятии, по КОНКРЕТНОЙ должности (специальности).

2) работник и наниматель должны одинаково понимать содержание ДИ не в обобщенном смысле, а именно применительно к ВАШЕМУ предприятию и ВАШЕЙ работе.


Автор – Сергей Косов, коуч ICU, советник ЗАО «Альфа-Банк»


Альфа Эксперт
Психолог о том, каким должно быть бизнес-мышление в кризисной ситуации
Альфа Эксперт
В Беларуси ожидается поляризация потребителей на сегменты с разными мотивами потребления
Альфа Эксперт
Как успешно продавать через Телеграмм