Составляем график трудовых отпусков

Альфа Эксперт
06 Декабря 2021
Поделиться с коллегами

Отпускной график - это важно!

Эта тема актуальна и своевременна для нанимателей и кадровых служб именно в конце календарного года. Статьей 168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) определено, что график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января. Значит, приступать к работе необходимо уже сейчас!

Отсутствие в организации графика трудовых отпусков (далее – график) является нарушением требований законодательства, за что наниматель может быть привлечен к административной ответственности. Это касается всех компаний, независимо от численности и формы собственности.

Вместе с тем, грамотно составленный график позволяет нанимателю избежать целого ряда проблем, в том числе конфликтов между сотрудниками в сезон отпусков.

Какие особенности необходимо учитывать?

При составлении графика необходимо учитывать особенности вашей компании: численность, наличие профсоюза, содержание коллективного договора (при наличии такового).

При наличии профсоюза график согласовывается с председателем профкома.

Коллективным договором может быть предусмотрено разделение отпуска не на 2 части, как разрешено ТК (ст.174), а более. При этом одна из частей трудового отпуска должна быть продолжительностью не менее 14 календарных дней.

Для компаний небольшой численности целесообразно составлять единый график.

Если в компании имеются относительно независимые друг от друга подразделения с большой численностью персонала, то графики могут быть составлены для каждого подразделения отдельно. Существует практика, когда в компаниях численностью более 100 человек наниматель в начале декабря издает приказ о формировании графика отпусков на предстоящий год. В приказе указывается срок, к которому руководители подразделений должны представить проекты графиков для своих подразделений.

Варианты графика отпусков

ТК не устанавливает единой формы графика, в т.ч. требований об указании в графике даты начала и окончания трудового отпуска. Вместе с тем, ст. 168 указывает, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. Таким образом, в графике на усмотрение нанимателя может указываться как месяц предоставления отпуска, так и конкретная дата начала отпуска.

Формат сроков предоставления отпуска, который применяется в графике, определяет способ оформления отпуска. Если в графике указан только месяц, то дату начала отпуска работник указывает в заявлении и согласовывает с нанимателем. Если же в графике указана конкретная дата начала отпуска, то нанимателю достаточно уведомить работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст.169) и оформить соответствующий приказ или записку об отпуске.

Учитываются ли пожелания работников при составлении графика?

Наниматель составляет графики с учетом особенностей бизнес-процессов, прогноза нагрузки на персонал и сезонности.

При составлении графика наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск другими работниками.

При этом, при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан учитывать пожелания отдельных категорий работников. Перечень этих категорий указан в ч.4 ст.168 ТК.

в удобное для них время:

1) лицам моложе восемнадцати лет;

2) ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

3) матери (мачехе), воспитывающей двоих и более детей в возрасте до четырнадцати лет, а также матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;

4) работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

5) работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

6) участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

7) работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

8) донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

9) Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

10) другим работникам в соответствии с законодательными актами, коллективным договором или трудовым договором;

в определенный период:

1) работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, - перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

2) работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, - в период этого отпуска;

3) работающим по совместительству - одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

4) учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений - в летнее время;

5) женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

6) работающим женам (мужьям) военнослужащих - одновременно с отпуском их мужей (жен).

С кем согласовываются и как утверждаются графики?

Составленный график необходимо согласовать с профсоюзом в случае, если это предусмотрено в коллективном договоре (ст. 168 ТК). Если коллективный договор в организации не заключен или заключен и не предусматривает согласование графика с профсоюзом, то наниматель не обязан это делать.

Так как после утверждения график приобретает силу локального правового акта, то наниматель может предусмотреть для него соответствующую процедуру согласования, например, с юридической службой.

График утверждается руководителем организации ежегодно, не позднее 5 января. Коллективным договором могут быть предусмотрены другие, более ранние сроки.

Каким образом работники должны быть ознакомлены с графиком?

Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК).

Законодательством не предусмотрена обязанность письменного ознакомления работников с утвержденным графиком. Вместе с тем, необходимо ознакомить персонал с графиком таким образом, чтобы избежать претензий от работника. Обычно используют размещение графика на доске объявлений, рассылку по электронной почте и т.п. Можно поручить руководителям подразделений или кадровой службе довести график до работников под роспись на бумажном носителе. Легче эта проблема решается при наличии системы электронного документооборота, когда ознакомление с документами регламентировано ЛПА.

 

Бесплатный сервис от Альфа-Банка «HR советник» - для успешной работы вашей компании: если вам нужен практический совет или рекомендация в сфере работы с персоналом или кадрового оформления, то вы можете отправить заявку на консультацию по ссылке http://opros.so/dGH7 или пройти по QR-коду:



Альфа Эксперт
Как создать устойчивую бизнес-модель в наше время
Альфа Эксперт
Сначала ответьте на вопросы. Универсальная digital-стратегия для малого бизнеса
Альфа Эксперт
Налоговый кодекс 2022: ключевые изменения для ИП, рекомендации по администрированию